Leden die nieuwe software willen aanschaffen, zoals een ERP-systeem of een boekhoudprogramma, of een bestaand pakket willen uitbreiden, zullen hiervoor een softwarecontract moeten sluiten.
Maar waar moet u nu op letten ná het vinden van een geschikte aanbieder? Hoe voorkomt u dat u wordt geconfronteerd met te late oplevering of een pakket dat toch veel duurder uitpakt dan u voor ogen had? Hieronder leest u hier meer over.
Heeft u eenmaal duidelijk voor welke software u wilt gaan, dan wordt er over het algemeen een softwarecontract aan u voorgesteld. Natuurlijk kunnen wij de overeenkomst juridisch voor u beoordelen, maar u kunt zelf ook al nagaan of een aantal belangrijke punten in het contract zijn geregeld. Het gaat dan in ieder geval om de volgende onderwerpen:
- SaaS of on-premise software
- Omschrijving product/dienst
- Levertijd en implementatie
- Intellectueel eigendom
- Prijs en betaling
- Service en onderhoud
- Continuïteit
- Looptijd en beëindiging
- Privacy
- Overig
1. SaaS of on-premise software
Er zijn verschillende mogelijkheden als het gaat om de installatie van software. Installatie on-premise betekent zoveel als het installeren van de software binnen de eigen IT-infrastructuur, dus op de eigen servers van uw bedrijf. Bij software in de cloud draait de software juist op externe servers. Een voorbeeld hiervan is Software-as-a-Service, oftewel SaaS.
Wat voor uw situatie het meest voordelig is, verschilt van geval tot geval. Zo zijn er op lange termijn wellicht minder hoge kosten verbonden aan implementatie van software on-premise en kunt u deze eenvoudiger personaliseren, maar de beveiliging van de data moet u daarentegen wel zelf kunnen regelen en problemen moet u zelf kunnen oplossen.
Belangrijk hierbij is nog wel dat de fysieke installatieplek van de software niets te maken heeft met de plaats van waaruit een gebruiker van de software toegang kan krijgen, zoals wel eens wordt gedacht. Ook on-premise geïnstalleerde software kan door gebruikers via het internet worden benaderd.
> naar boven
2. Omschrijving product/dienst
Laat niet alleen vastleggen om welke softwareversie en eventuele updates het gaat, maar ook de concrete prestaties die u mag verwachten. Wees in het beschrijven zo specifiek mogelijk. Zo wordt u later niet geconfronteerd met onverwacht meerwerk of problemen bij het aantonen dat de software niet naar verwachting functioneert. Het is verstandig om samen met de leverancier een eisenlijst op te stellen, die u na oplevering kunt nalopen.
> naar boven
3. Levertijd en implementatie
Let goed op de termijn waarbinnen er geleverd moet worden. Is dit een fatale (vaste) termijn of is alleen een streefdatum opgenomen? Gaat de leverancier ook de installatie en implementatie binnen uw bedrijf regelen, of moet u zelf nog met IT-specialisten (bijvoorbeeld uw eigen, gespecialiseerde personeel) aan het werk om dit geregeld te krijgen? Maakt u hier geen heldere afspraken over en laat u de leverancier toch de software aansluiten op bestaande pakketten, dan kunt u zomaar met meerwerk te maken krijgen.
> naar boven
4. Intellectueel eigendom
Bij wie rusten de intellectuele eigendomsrechten op de software? U moet dan bijvoorbeeld denken aan het auteursrecht, waarbij de maker van de software of tekst mag bepalen hoe het werk wordt gebruikt. In veel gevallen zullen de intellectuele eigendomsrechten, zoals het auteursrecht, bij de leverancier liggen. Als u software speciaal voor uw bedrijf laat maken, dan kan het auteursrecht eventueel ook bij u liggen. Leest u goed de voorwaarden door voor eventuele bepalingen hierover.
> naar boven
5. Prijs en betaling
De licentievergoeding is vaak een onderdeel van de prijs die u de leverancier moet betalen. Dit is een vergoeding voor het gebruik dat u van software maakt. Hierbij is het uitgangspunt dat de softwareleverancier de auteursrechten heeft op de software. Als u de auteursrechten op de software verkrijgt, dan hoeft u geen licentievergoeding te betalen, maar natuurlijk wel een bedrag voor het vervaardigen van de software en de overdracht van de auteursrechten aan u. Het is daarom van belang bij het sluiten van de overeenkomst duidelijk te hebben welke kosten per licentie in rekening worden gebracht, en ook of de leverancier prijsaanpassingen aan u kan doorberekenen.
Verder is het goed afspraken te maken over de betaling wanneer u een probleem met de software heeft. In veel gevallen zal de leverancier willen dat u dan doorgaat met betalen, en dat u dus de betaling niet opschort. Het is juist in uw belang om opschorting als mogelijkheid te behouden. Wilt u hierover meer informatie, neemt u dan contact met ons op.
> naar boven
6. Service en onderhoud
De uitwerking van aanvullende diensten, zoals onderhoud en support, kunt u het beste opnemen in een aparte Service Level Agreement (SLA). Hierin kan worden opgenomen wat het te halen niveau van beschikbaarheid van de software moet zijn, welke ondersteuning er wordt gegeven en welke reactiesnelheid van de leverancier gehaald moet worden als er problemen zijn.
Het kan zijn dat uw softwareleverancier in het geval van een SaaS-dienst een beschikbaarheid garandeert van 99% of zelfs nog wat meer. Dit wordt dan het percentage uptime genoemd. De tegenhanger daarvan noemen we downtime. Zo’n hoog percentage, dat klinkt natuurlijk fantastisch. 99% beschikbaarheid betekent dat er 3,65 dagen per jaar downtime mag zijn. Maar wat als u een webwinkel heeft en de downtime plaatsvindt in de week voor Sinterklaas of Kerst? Dan is dat voor u natuurlijk erg vervelend, maar de leverancier treft geen verwijt. Kortom: maak eventueel ook afspraken over de momenten waarop er downtime mag zijn of juist uptime moet zijn.
> naar boven
7. Continuïteit
Wat gebeurt er als uw leverancier failliet gaat? Ook die situatie zult u bij het sluiten van de overeenkomst al moeten regelen, zeker als de software kritisch is voor bepaalde bedrijfsprocessen.
Wanneer de software on-premise geïnstalleerd wordt, dan kan escrow een oplossing zijn.
Bij traditionele escrow wordt namelijk de broncode in bewaring gegeven bij een onafhankelijke derde (zoals een notaris), zodat de klant hierop kan terugvallen. Bijvoorbeeld als de leverancier failliet is gegaan. De broncode is de leesbare code die een programmeur in een bepaalde programmeertaal heeft geschreven en die als het ware instructies voor de computer bevat. De broncode is nodig om de software te kunnen aanpassen of onderhouden. Dat lukt namelijk zonder die code niet.
Bij gebruik van een clouddienst is escrow een minder goede oplossing, omdat er in dat geval nog geen afspraken zijn gemaakt over de data/gegevens van uw bedrijf. Bij on-premise software draait de software al bij u, dus heeft u de data al. Bij een clouddienst wordt de data echter ook extern geparkeerd. Het terugkrijgen van de data na een faillissement van de leverancier is niet goed geregeld als alleen de broncode in bewaring wordt gegeven.
Om de continuïteit te waarborgen is er dus een meer structurele oplossing nodig. Een Trusted Third Party (TTP) kan uitkomst bieden. Het doel van een TTP, die vaak als onafhankelijke stichting van uw bedrijf opereert, is om voor een beperkte periode de clouddienst door te leveren bij een faillissement van de aanbieder. Wilt u hierover meer informatie, neemt u dan contact met ons op.
> naar boven
8. Looptijd en beëindiging
Dit lijkt misschien een helder punt, maar toch gaat het in de praktijk nog wel eens fout. Neemt u daarom alle afspraken over de looptijd, verlenging, opzeggingstermijn en wijze van opzegging op in de overeenkomst.
Ook is het verstandig vast na te denken over de gevolgen van het einde van de overeenkomst. Zo kan het zinvol zijn exit-afspraken vast te leggen voor de aanvang van het contract. U kunt dan denken aan de overdracht van uw data na het beëindigen van de overeenkomst, een verplichte medewerking van de leverancier aan het overzetten van data naar een andere aanbieder en de kosten/vergoeding daarvoor.
> naar boven
9. Privacy
Het kan zijn dat er persoonsgegevens worden gebruikt met de nieuwe software. Denkt u aan een ERP-systeem, waar vaak veel persoonsgegevens in zitten. Verzorgt de leverancier de hosting van de software of is hij SaaS-leverancier, dan krijgt de leverancier ook de beschikking over die persoonsgegevens. U bent daarom verplicht om met hem een verwerkersovereenkomst te sluiten. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”), de privacywet, schrijft dat voor.
Is sprake van on-premise software, waarbij de leverancier ondersteuning verleent en via u toegang kan krijgen tot persoonsgegevens, dan is de kans groot dat u ook in dat geval een verwerkersovereenkomst moet sluiten.
Uiteraard kunnen wij u helpen door de verwerkersovereenkomst van uw leverancier te beoordelen. Ook kunt u bij ons een voorbeeld opvragen van een verwerkersovereenkomst. U kunt hiervoor via de gegevens onderaan dit artikel contact met ons opnemen.
> naar boven
10. Overig
Gaat u zaken doen met een leverancier uit het buitenland? Dan is het verstandig een zogenaamd ‘rechts- en forumkeuzebeding’ op te nemen in de overeenkomst. Met zo’n afspraak regelt u dat op de overeenkomst Nederlands recht van toepassing is en de Nederlandse rechter bevoegd is over geschillen te beslissen.
In een softwarecontract staat vaak ook een geheimhoudingsregeling. Dit is een regeling waarin wordt vastgelegd wie welke informatie vertrouwelijk zal behandelen.
Daarnaast worden in softwarecontracten ook vaak algemene voorwaarden van toepassing verklaard. Accepteert u die voorwaarden, dan wordt de inhoud van die voorwaarden ook onderdeel van de softwareovereenkomst. Kijkt u hier dus ook goed naar. Er kunnen voor u als afnemer behoorlijk vervelende bepalingen in staan.
> naar boven
Meer informatie?
Als u hulp wilt bij het laten controleren en/of opstellen van dergelijke afspraken, neemt u dan contact op met de bedrijfsjuridisch adviseurs via bj@metaalunie.nl.