U mag voor woon-werkverkeer (naar de vaste werkplek) maximaal € 0,23 (2023 € 0,21) per kilometer onbelast vergoeden aan uw werknemer. Zowel de heen als terug kilometers. De kilometers worden bepaald volgens de meest gebruikelijke aanrijroute. Dit hoeft dus niet per sé de kortste weg te zijn.

In principe moet de belastingvrije vergoeding worden bepaald op nacalculatie (de werkelijk gereden dagen woon-werk). Omdat dit administratief erg bewerkelijk is, mag u voor een full-time dienstverband standaard uitgaan van 214 (gewerkte) dagen per jaar, en dit dan terugrekenen naar een vast maandbedrag.
Voor een werknemer met een 5 daagse werkweek en een enkele reisafstand van 10 kilometer is de berekening dan: 214 dagen /12 maanden x € 0,23 x 10 x 2 = € 82,03 per maand.
Als een werknemer in zijn normale patroon niet 5 dagen per week naar het werk komt (bijvoorbeeld bij structureel thuis werken) moet de vergoeding naar verhouding worden aangepast.
De omrekening naar een vast maandbedrag is niet toegestaan als de werknemer meer dan 150 kilometer per dag woon werkverkeer heeft.

Het kan zijn dat er incidenteel niet naar de vaste werkplek wordt gereisd, bijvoorbeeld vanwege een project op een andere plaats, een externe cursus, of korte ziekte. Dan hoeft dat niet gekort te worden op de belastingvrije woon-werkverkeervergoeding, zolang het aantal dagen op de vaste werkplek niet daalt onder de 128 per jaar op fulltime basis.

Let op: Bij langdurige ziekte is de vergoeding vanaf zes weken na de ziekmelding niet langer belastingvrij.

Als u meer reiskosten vergoedt dan fiscaal is vrijgesteld, wordt dat meerdere beschouwd als belast loon. Als dat voordeliger is mag u deze niet vrijgestelde reiskostenvergoedingen ook verantwoorden als eindheffingsloon binnen de werkkostenregeling. Binnen de zogenoemde vrije ruimte is deze vergoeding dan alsnog onbelast. Is de vrije ruimte al helemaal gebruikt, dan moet er over de vergoeding die daar niet meer in past door de werkgever een eindheffing van 80% over worden betaald. Deze heffing loopt buiten de loonstrook om.

U bent volgens de cao niet verplicht om een vergoeding voor woon-werkverkeer te betalen. Veel bedrijven doen dit wel. Omdat iedere euro van deze vergoeding bruto = netto bij de werknemer terecht komt is dit een efficiënte manier om werknemers wat extra te belonen.
Hou bij het afspreken van een reiskostenvergoeding er rekening mee dat de belastingregels en andere omstandigheden kunnen veranderen. Spreek daarom nooit nettobedragen af, vergoed maximaal de werkelijke reisafstand, beperk de doorbetaling bij langdurige ziekte en verplicht uzelf niet om de vergoeding te verhogen als de werknemer verder van zijn werk gaat wonen. Eenzijdig de vergoeding verminderen of afschaffen kan vrijwel nooit als daar geen afspraken over zijn gemaakt.


Meer informatie Team Ondernemen, Economie & Fiscaal Advies